Bedrijfsvoering en Overhead

Het college ziet een toekomstgerichte organisatie – die opgave gericht werkt, bredere regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft – als het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Vanuit dit kader is brede regionale samenwerking noodzakelijk, breder dan alleen Bloemendaal en Heemstede, om kennis en capaciteit te bundelen en agendering van het belang Zuid Kennemerland in de Metropool Regio Amsterdam.

De samenwerking in vervlochten teams/afdelingen met Heemstede ‘beperkt’ zich tot het gebied van bedrijfsvoering (Communicatie, P&O, Facilitair) en handhaving openbare orde. In deze context werken Bloemendaal en Heemstede samen. Dit is vastgelegd in het ‘kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede – Bloemendaal’. Dit kader is door beide raden vastgesteld. In het najaar van 2022 zal een voorstel aan beide raden worden gedaan om deze samenwerking te borgen en daarmee ook de (administratieve) beheersbaarheid ervan te vergroten; daarbij wordt een lichte gemeenschappelijke regeling voor Communicatie, P&O en Facilitair als beste optie gezien. Deze zou dan per 2023 van kracht moeten zijn.

Organisatie

Uitvoeringskracht op peil houden
Wij willen een aantrekkelijke inclusieve gemeentelijke organisatie zijn met voldoende uitvoeringskracht, waarin medewerkers met plezier werken en gedreven zijn om excellente dienstverlening te realiseren. En een gemeente die zelfstandigheid behoudt door regionaal samen te werken.

Onze uitvoeringskracht staat op dit moment stevig onder druk door de veranderende samenleving, de politiek bestuurlijke context en taken die naar gemeenten zijn gekomen zonder budget. De organisatie heeft zich ingespannen om voor deze ontwikkelingen ruimte te creëren in de huidige formatie en deze extra taken (denk aan corona, Opvang vluchtelingen) op te vangen. Hier zitten we aan de bovengrens van wat opgevangen kan worden. Ook de problematische arbeidsmarkt speelt ons daarbij in toenemende mate parten.
De gemeente Bloemendaal heeft op het gebied van personeel dus een driedubbele opgave om voldoende uitvoeringskracht te behouden; personele basisbezetting op orde, extra inzet om opgaven waarvoor we staan te kunnen uitvoeren, en een aantrekkelijk werkgever zijn om voldoende personeel aan te trekken en te behouden waarvoor een hanteerbare werkdruk een belangrijke randvoorwaarde is.

Om de uitvoeringskracht met de personele basisbezetting, kwantitatief en kwalitatief, op orde te houden is het noodzakelijk de formatie uit te breiden. Het gaat dan met name om uitbreidingen op het gebied van Ruimtelijke Ordening en duurzaamheid.

In deze context is het niet waar te maken dat de gemeentelijke organisatie in de komende 4 jaar als taakstelling €300.000 in de formatie ombuigt om een eigen structureel budget te realiseren, zoals bij de vorige begroting aan de orde.  
Het is wel cruciaal de beschikking te hebben over een flexibel budget: de arbeidsmarkt dwingt ons meer te moeten inhuren en (nieuwe) opgaves vereisen aanvullende personele inzet, ook omdat we niet alle kennis zelf in huis (kunnen) hebben. Dit betekent dat gevraagd word hiervoor €300.000 in structurele zin vrij te maken. In de lopende begroting is deze nu als incidenteel opgenomen.

Strategische inzet op steeds krapper wordende arbeidsmarkt
Om een aantrekkelijke werkgever te blijven op de arbeidsmarkt zet Bloemendaal in op het verstevigen van de arbeidsvoorwaarden en het aantrekken van jongeren.

Onderscheiden op arbeidsmarkt: verstevigen arbeidsvoorwaarden
Om het werken bij de gemeente Bloemendaal nog aantrekkelijker te maken zetten we in op het versterken van aanvullende arbeidsvoorwaarden. Een van de belangrijke pijlers daarin is opleidingen: medewerkers ruime (individuele) ontwikkelmogelijkheden kunnen bieden. We zien bij de zittende medewerkers al een toenemende vraag naar mogelijkheden om zich individueel stevig te ontwikkelen. Gemeenten van onze omvang kennen gemiddeld een opleidingsbudget van 1,5% van de loonsom. Los van de toenemende vraag naar (individuele) ontwikkeling binnen onze organisatie en ook de noodzaak om opleidingen te volgen met alle opgaven waarmee we worden geconfronteerd, is het in onze arbeidsmarktstrategie van grote waarde om ons met een substantieel ruimer opleidingsbudget op de arbeidsmarkt te kunnen onderscheiden: 2,0% van de loonsom.

Jongeren learning-on-the-job-trajecten aanbieden
In de huidige krappe arbeidsmarkt zijn starters op MBO, HBO en WO niveau een heel belangrijke doelgroep voor ons, ook omdat ervaren vakmensen moeilijk zijn binnen te halen. In 2023 zetten we nog meer in op deze doelgroep.
Vanaf 2025 stijgt de uitstroom in verband met AOW en waarschijnlijk al eerder omdat velen al voor de AOW-gerechtigde leeftijd stoppen met werken. Dit betekent dat we, zeker gezien de arbeidsmarkt, nu moeten investeren in starters om te voorkomen dat er in de overgang een te groot ontstaat tussen de uitstroom van zeer ervaren medewerkers met veel kennis en de instroom van starters. We gaan dat via 2 sporen doen:

- 3 jaar lang wordt hiervoor een traineepool opgezet in samenwerking met andere gemeenten.
- Aankomende vacatures vanwege pensionering willen wij ruimschoots van te voren vervullen, zodat de instromende starter (versneld) het vak kan leren van de vertrekkende ‘senior’.  

Inclusieve organisatie
Wij gaan voor divers talent. Een divers personeelsbeleid draagt bij aan de effectiviteit van onze organisatie. Diverse achtergronden brengen verschillende perspectieven en dat komt de kwaliteit van ons werk ten goede. Inclusief omdat wij vinden dat iedereen zich thuis bij ons moet voelen. Dit maakt ons ook een aantrekkelijke werkgever voor iedereen. In 2023 gaan we hier verder mee aan de slag door in de spiegel te kijken als organisatie, communicatie en werving inclusiever te maken o.a. door middel van trainingen voor leidinggevenden en P&O, en we maken een concreet plan van aanpak om een inclusievere organisatie te worden voor de komende 3 jaar.

Impact Oekraïne- en Corona-crisis
Op 24 februari 2022 is Rusland Oekraïne binnengevallen. De gevolgen raken de gemeente op verschillende manieren. In de eerste plaats het opvangen van een grote stroom vluchtelingen. In principe wil het Rijk gemeenten hiervoor volledig compenseren. Nederland wordt economisch hard geraakt. Zowel de koopkracht van de overheid als burgers staat onder druk. De inflatie kan voor korte- dan wel langere duur veel hoger zijn dan dat we gewend zijn. Mogelijk loopt de rente hierdoor op, al zullen centrale banken wellicht wat behoedzamer zijn wat betreft het verhogen van de rente. De onzekerheid onder de bevolking neemt toe. Ook de overheidsfinanciën kunnen voor korte dan wel lange tijd onder druk staan. De Oekraïne crisis volgt kort op de Corona-crisis. Vanaf maart 2020 heeft Covid-19 een grote impact op de samenleving en ook op het functioneren van de gemeente. Financieel wordt de gemeente (deels) door het Rijk gecompenseerd voor de 'corona-effecten'.

Informatievoorziening en ICT
De digitalisering van de samenleving leidt tot de opgave om op een maatschappelijk verantwoorde manier richting te geven aan de technologische innovatie van de gemeente Bloemendaal en de manier waarop we technologieën willen en kunnen inzetten. Onze gemeente ontwikkelt zich naar een hybride vorm van werken, waarbij zowel digitaal als fysiek contact voor iedereen, binnen en buiten de gemeente, eenvoudig toegankelijk moet zijn. Waar de uitwisseling van (digitale) gegevens en de toepassing van data in onze processen toeneemt. Waar de gemeente vaker in aanraking komt met cyberincidenten en -inbraken. Enerzijds creëert dit nieuwe kansen voor een gemeente, anderzijds stelt dit ook hogere eisen aan processen, systemen, beveiliging, openheid en privacy. De borging van onze publieke waarden, zoals samen besturen, integraal werken, toegankelijk zijn en het creëren van kansen binnen de snelle ontwikkelingen van de digitale samenleving vraagt om een moderne, veilige en flexibele gemeentelijke informatievoorziening.

Moderne ICT infrastructuur wat betrouwbaar en veilig functioneert.
Als organisatie zijn wij sterk afhankelijk van ICT voor de uitvoering van onze (kritieke) bedrijfsprocessen en voor het langdurig opslaan van documenten en data. We breiden onze reserve kopieën (back-up) uit en moderniseren onze lange termijn strategie zodat wij als gemeente snel en eenvoudig de ICT infrastructuur kunnen herstellen als er sprake is van dataverlies door verstoringen of cyberinbraken.

Ook willen we meer controle hebben over de doel- en rechtmatigheid van onze ICT inkoop. Bedrijfsapplicaties waarvan het leverancierscontract voor gebruik en onderhoud aflopen dienen opnieuw rechtmatig aanbesteed en ingekocht te worden. Via het meerjarig vervangingsplan wordt de uitvoering georganiseerd en bewaakt. In 2023 staan de financiële bedrijfsapplicaties, HR bedrijfsapplicaties en het zaaksysteem voor dienstverlening geagendeerd voor vernieuwing. Daarnaast gaan we ons voorbereiden op de vernieuwing van ons outsource contract. Een veranderende digitale samenleving en gemeente vraagt om gedegen evaluatie van de huidige outsourcing en onderzoek naar de toekomstige eisen en wensen vanuit de gemeente zodat de gewenste digitale dienstverlening en de te verwachten kwaliteit tijdig aanbesteed kan worden.

Tenslotte merken wij dat het slimmer en effectiever digitaal samenwerken binnen en buiten de gemeente leidt tot een grotere omvang en complexiteit van onze ICT infrastructuur. Het leidt tot een grotere inzet van functioneel beheer wat toeziet op een betrouwbaar en veilig functioneren en vernieuwing van de ICT infrastructuur. Om gaten in de ICT dienstverlening te voorkomen is het noodzakelijk om de groei en complexiteit te ondervangen met voldoende functioneel beheer.

Een open informatiehuishouding in een moderne werkplekomgeving.
De Wet open overheid (Woo) legt meer nadruk op de transparantie en openbaarheid van de gemeente, maar leidt ook tot een grotere administratieve druk op de organisatie. Dit vraagt om een adequate informatiehuishouding die helpt in het vindbaar en toegankelijk houden van informatie. Daarom continueren we de ontwikkeling van het procesmanagement binnen de gemeente en vullen dat aan met een gedegen informatiearchitectuur zodat we de relaties en samenhang tussen processen, bedrijfsapplicaties en gegevensverzamelingen beter kunnen vastleggen. Dit is de basis om alle digitale informatie waarmee de gemeente werkt goed vindbaar en duurzaam toegankelijk te maken en te houden. We leggen dit vast in onze bedrijfsapplicatie voor procesmanagement.

In dit kader gaan we ook de onderliggende bedrijfsapplicaties voor de bestuurlijke informatiehuishouding moderniseren en brengen dit over naar een veilige en integraal inzetbare 'cloud' werkplekomgeving zodat informatiedeling en -raadpleging eenvoudiger is. Dit is onderdeel van de meerjarige doorontwikkeling waarin we de gehele werkplekomgeving naar de 'cloud' brengen.

Vergroten van de gemeentelijke digitale weerbaarheid.
We intensiveren de uitvoering van informatiebeveiliging en het gemeentelijk toegangsbeheer en investeren in en het digitale vakmanschap van de gemeentelijke medewerkers. We continueren de invoering en aanscherping van het normenkader voor informatieveiligheid voor de overheid, de Baseline Informatieveiligheid Overheden (BIO), en de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). We creëren voldoende ruimte in de organisatie om uitvoering te geven aan nieuwe ontwikkelingen en taken op dit gebied, waaronder het oefenen met het ICT crisisbeheerplan en de verantwoording op het gemeentelijk toegangsbeheer naar aanleiding van de Wet Politiegegevens.

Het werken met de digitale gemeente en de digitale samenleving vereist bepaalde kundigheid met en kennis van ICT . We brengen de basiscompetenties in beeld en passen dit toe op onze wervingsstrategie en onze interne kennisontwikkeling. We ontwikkelen een leeromgeving voor de digitale ambtenaar passende bij de gemeente ICT infrastructuur en digitale dienstverlening, zodat dit niet belemmerend werkt in een kwalitatieve uitvoering.

GR DIT
De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werken ambtelijk samen op het gebied van Informatievoorziening en ICT. Daarvoor is per 1 januari 2021 de gemeenschappelijke regeling Digitale Informatievoorziening en Technologie (GR DIT) ingesteld. De GR DIT betreft een samenwerkingsvorm waarin Heemstede is aangewezen als Centrumgemeente. Deelnemende partijen hebben bevoegdheden op het gebied van bedrijfsvoeringstaken gemandateerd aan de Centrumgemeente zonder overdracht van bestuurlijke bevoegdheden. De samenwerking heeft als doel:

• Verminderen van kleinschaligheid in de eigen organisatie en personele kwetsbaarheden binnen het vakgebied door gelijke functies bij elkaar te brengen.
• Minder meerkosten bij de digitale transformatie door harmonisatie van processen, procedures en informatiesystemen.
• Meer kwaliteit in de ontwikkeling en realisatie van de digitale informatievoorziening en ICT door versterken regierol en professionalisering van de i-functie.

Onderzoeken Rekenkamercommissie

In het eerste kwartaal van een jaar brengt de rekenkamercomissie een verslag uit van afgelopen jaar en legt een jaarplan voor aan de gemeenteraad. In het jaarverslag van de gemeente wordt, bij de paragraaf bedrijfsvoering, gerapporteerd over uitvoering van aanbevelingen van de onderzoeken van de rekenkamercommissie van de afgelopen vier jaar.

Invoering Rechtmatigheidsverantwoording college vanaf boekjaar 2023

Vanaf boekjaar 2023 dient het college de ‘rechtmatigheidsverklaring’ af te geven. Het is van belang dat de beheersorganisatie van de gemeente in opzet, bestaan en werking voldoende waarborgen biedt voor een rechtmatig financieel beheer, dat wil zeggen in overeenstemming met relevante externe en interne wet- en regelgeving. In boekjaar 2022 wordt reeds zoveel mogelijk conform deze regelgeving gewerkt conform de Kadernota Rechtmatigheid. De raad stelt zowel het controleprotocol als normenkader vast, het format in de jaarrekening wordt aangepast en in de paragraaf bedrijfsvoering rapporteren we over voortgang en afwijkingen.

Ombuigingen en Fido

Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen ingevoerd en is er richting gegeven aan verdere taakstellingen en bezuinigingen en is er reeds veel omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard door de ambtelijke organisatie. Door vooral grote investeringsambities, oplopende kosten in het sociaal domein, hoge inflatie en onvoldoende bekostiging door het Rijk staat de gemeente voor nieuwe ombuigingsopgaven (dat kan zijn zowel aan de baten- als lastenkant). De gemeente houdt zich aan de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden).